- Zielgruppe
- QM-Leiterin, Geschäftsführung
- Betriebsgröße
- 20–100 Mitarbeiter, ISO 13485
- Ausgangslage
- Excel-basiertes Qualitätsmanagement
Die Einführungsrechnung:
Was QIMS kostet
und was es
zurückbringt.
Wer intern einen Business-Case für QIMS aufbauen muss, braucht Zahlen. Keine Werbeversprechen — Zahlen, die man einer Geschäftsführung vorlegen und verteidigen kann. Grundlage: typische Muster aus Anfragen von Klasse-IIa- und IIb-Herstellern im deutschen Mittelstand, 20 bis 100 Mitarbeiter, ISO 13485 zertifiziert, QM auf Excel-Basis.
Einführungsaufwand
QIMS ist keine Berater-Software. Die Einrichtung läuft intern, ohne externe Begleitung. Aber Aufwand entsteht — und er sollte in der Planung realistisch stehen.
Hinweis Die Bestandsaufnahme in Woche 1 ist Arbeit, die beim nächsten Audit ohnehin anfällt. In einem typischen Szenario kommen dabei zwei bis drei Versionskonflikte in Excel-Dateien ans Licht — bevor der Auditor danach fragt.
Die Vorher-Nachher-Rechnung
Die Einsparungen entstehen an drei konkreten Stellen: Audit-Vorbereitung, laufende Prüfdokumentation, Verwaltungsaufwand für Prüfmittel und Auswertungen.
| Merkmal | Excel-System | QIMS |
|---|---|---|
| Audit-Vorbereitung pro Überwachungsaudit | 3 Wochen, davon 1–2 Wochen Vollzeit QM-Verantwortliche + Stunden aus der Fertigung | 3 Arbeitstage |
| Woher kommen die Daten? | Aus verschiedenen Excel-Dateien, manuell zusammengeführt; Lücken werden erst beim Konsolidieren sichtbar | Aus dem System: Prüfplan, Messwerte, Freigaben, Audit-Trail in einem Export |
| Wenn der Auditor eine Freigabe-Historie anfragt | 2 Stunden bis Tage, E-Mail-Recherche, Rückfragen an Fertigung | Unter 1 Minute: Revisionsstand, Freigabe-Zeitstempel, Benutzer-ID, Begründung |
| Risiko nachgeforderter Nachweise | Hoch — Dokumentation entsteht vor dem Audit, nicht im Prozess | Gering — Freigabe-Ereignisse entstehen laufend im System |
Rechnung: Bei einem Jahres-Überwachungsaudit entspricht die Einsparung von 3 Wochen auf 3 Tage rund 90–100 Stunden, die in der QM-Verantwortlichen nicht mehr gebunden sind.
| Merkmal | Excel-System | QIMS |
|---|---|---|
| Messwerterfassung pro Prüflos | 30–45 Minuten: Papierzettel, Eingabe ins System, Korrekturschleifen bei Tippfehlern | 10–15 Minuten: Direkteingabe, automatische Toleranzprüfung |
| Ausreißer-Erkennung | Beim manuellen Auswertungslauf — Wochen nach der Erfassung, manchmal nie | Bei Eingabe: Abweichung wird sofort markiert und protokolliert |
| Auskunft: „Ausreißer Merkmal X im letzten Quartal?" | 1–2 Stunden Recherche in Excel-Dateien, keine Garantie auf vollständige Daten | 5–10 Minuten: direkte Abfrage |
| Quartalsstatistik für Geschäftsführung / Audit | 3–4 Arbeitstage, manuelles Zusammenführen aus verschiedenen Dateien | Unter 1 Stunde: Export aus dem System |
Rechnung: Bei 20 Prüflosen pro Monat entspricht die Reduktion des Erfassungsaufwands von 35 auf 12 Minuten rund 7–8 Stunden monatlich — über das Jahr 80–100 Stunden. Die Quartalsstatistik spart weitere 40–50 Stunden pro Jahr.
| Merkmal | Excel-System | QIMS |
|---|---|---|
| Wie werden ablaufende Fristen erkannt? | Manuelle Kontrolle einer Kalibrierungs-Tabelle, Erinnerungs-E-Mails, Kalendereinträge | System meldet automatisch: Frist läuft ab, bevor das Gerät im nächsten Los eingesetzt werden kann |
| Wer ist verantwortlich? | Wer die E-Mail bekommen hat und reagiert hat | Fest hinterlegt, nicht personenabhängig |
| Risiko: Gerät mit abgelaufener Kalibrierfrist eingesetzt | Vorhanden — besonders bei Personalausfall oder Urlaubszeit | System sperrt den Einsatz bis Kalibrierung erneuert wurde |
| Dokumentationsaufwand | 20–30 Minuten pro Woche für Stichprobenkontrolle | Entfällt — Protokoll automatisch im System |
Rechnung: 30 Minuten pro Woche entsprechen über das Jahr rund 25 Stunden. Das eigentliche Risiko: ein Gerät mit abgelaufener Kalibrierfrist ist ein Major-Finding. Dessen Kosten stehen in keinem Verhältnis zu den 25 Stunden.
Sechs bis sieben Wochen Arbeitszeit einer QM-Verantwortlichen. Kein theoretischer Potenzial-Wert — das sind Stunden, die aus konkreten, wiederkehrenden Tätigkeiten entstehen, die nach der Einführung entfallen oder sich um 70–80% reduzieren.
Break-Even: Einführungsaufwand vs. erster Jahresnutzen liegt bei weniger als zwei Wochen laufendem Betrieb.
Das Personenrisiko
Was passiert, wenn der Excel-Held kündigt?
In fast jedem mittelständischen Betrieb, der uns anfrägt, gibt es eine Person, die das Excel-System wirklich kennt: die Dateistruktur, die Namenskonvention, welche Version für welches Produkt gilt, wo die Ausnahmen sind.
Diese Person ist nicht böswillig — sie hat das System aufgebaut und am Laufen gehalten, weil es niemand sonst getan hätte. Aber: Das QM-System ist diese Person. Nicht die Dateien.
Kein strukturiertes Übergabedokument — die Ausnahmen und Konventionen sind nirgendwo aufgeschrieben.
4–8 Wochen, bis eine Nachfolgerin eigenständig Prüflose abschließen und Auswertungen liefern kann.
Wenn der nächste Audit in diesen Übergangs-Wochen liegt: kein vollständiger Audit-Trail.
Worst Case: Neues Team-Mitglied legt eigene Strukturen an — das Excel-System verdoppelt sich.
Mit QIMS liegt das Wissen im System, nicht in der Person. Prüfpläne sind versioniert und freigegeben hinterlegt. Eine neue QA-Mitarbeiterin kann am ersten Tag produktiv arbeiten — nicht weil das System einfach ist, sondern weil alle Informationen strukturiert vorliegen.
Ausreißer, die beim Kunden ankommen
Ausreißer, die in der Excel-Routine beim Eingeben untergehen oder erst Wochen später beim manuellen Auswertungslauf auffallen, sind ein echtes Produktrisiko. Die automatische Toleranzprüfung bei Eingabe ist keine Komfort-Funktion — sie ist der Unterschied zwischen einem Finding, das beim Prüfen sichtbar wird, und einem Finding, das erst beim Kunden sichtbar wird.
Divergierende Toleranzwerte
In fast allen Einführungsprojekten kommen bei der Migration zwei bis drei Versionskonflikte ans Licht — Toleranzwerte, die in verschiedenen Excel-Varianten voneinander abweichen. Der Alternativfall: ein Auditor findet divergierende Toleranzwerte zwischen zwei Prüflosen desselben Produkts — das kostet mehr als die Bereinigung bei der Einführung.
Zahlen für Ihren
konkreten Betrieb.
In einer Demo konkretisieren wir diese Rechnung auf Ihren Betrieb: Prüflose pro Monat, Anzahl Prüfmittel, Audit-Frequenz, Größe des QM-Teams. Daraus entsteht keine Orientierungsgröße, sondern Ihre Zahl.
Kein Pitch. Kein Abschlussgespräch nach dem Termin. Wir melden uns innerhalb eines Werktags.