01 · Lieferantenliste
Excel ohne Historie.
Wer hat den Lieferanten wann und warum freigegeben? In der Tabelle steht nur „freigegeben“. Die Begründung steckt in einem E-Mail-Verlauf.
Lieferantenfreigabe & Lieferantenmanagement
Jeder Lieferant freigegeben.
Jede Entscheidung belegt.
Heute schon in QIMS: Wareneingangsprüfungen als Prüfpläne, Messergebnisse je Lieferung und ein unveränderliches Audit-Log. In Entwicklung: die Lieferantenakte, die Freigabe, Bewertung und Eskalation zusammenführt.
Vorschau der geplanten Lieferantenakte · Beispieldaten
Das Problem
Die Lieferkette ist im Audit
so stark wie ihr Nachweis.
Fast jedes QM-Audit prüft die Lieferantensteuerung. Selten fehlt dabei die Qualität der Lieferanten, meistens der Beleg, wie sie ausgewählt, bewertet und überwacht werden.
02 · Zertifikate
Abgelaufen, aber unbemerkt.
ISO-Zertifikat, Analysenzertifikat, Sicherheitsdatenblatt: Ablaufdaten fallen oft erst auf, wenn der Auditor danach fragt.
03 · Bewertung
Im Kopf statt im System.
Die Einschätzung „der ist zuverlässig“ ist wertvoll. Nachweisbar wird sie erst mit Kriterien, Kennzahlen und Datum.
04 · Wareneingang
Entkoppelt vom Status.
Ein neuer Lieferant wird genauso geprüft wie ein langjähriger A-Lieferant. Oder beide gar nicht. Risikobasiert ist das nicht.
Freigabeprozess
Fünf Schritte.
Ein Status.
- 01 · Risikoklasse
Kritikalität festlegen.
Einfluss auf Produktsicherheit, Ersetzbarkeit, Single Source: Die Risikoklasse A/B/C bestimmt, wie tief Freigabe und Überwachung gehen.
- 02 · Selbstauskunft
Lieferant beschreibt sich.
QM-System, Zertifikate mit Ablaufdatum, Rückverfolgbarkeit, Änderungsmanagement, Ansprechpartner. Strukturiert statt als PDF im Postfach.
- 03 · Spezifikation & QSV
Anforderungen vereinbaren.
Materialspezifikation, Annahmekriterien und Qualitätssicherungsvereinbarung, inklusive Pflicht zur Änderungsmitteilung.
- 04 · Erstmuster
Erste Lieferung prüfen.
Erstmusterprüfbericht, PPAP oder bei Rohstoffen Analysenzertifikat plus Eingangsanalyse der ersten Chargen, mit Messwerten am Prüfplan.
- 05 · Audit & Freigabe
Status setzen.
Audit vor Ort oder remote, Maßnahmen verfolgen, dann Freigabe: freigegeben, bedingt freigegeben oder gesperrt. Mit Begründung, Person und Datum.
Referenzprozess · die Lieferantenakte in QIMS ist in Entwicklung
Lieferantenbewertung
Kennzahlen statt
Bauchgefühl.
Reklamationen, Liefertreue, 8D-Reaktionszeit, Zertifikatsstatus und Audit-Ergebnis ergeben die A/B/C-Einstufung, mit Eskalationsstufen bis zur Sperre. So sieht gute Praxis aus; in QIMS ist die Lieferantenbewertung in Entwicklung.
ppm
Reklamationsquote
%
Termin- & Mengentreue
8D
Reaktionszeit
A/B/C
Einstufung
- E0
Normalbetrieb
Regelprüfung nach Prüfplan, jährliche Bewertung.
- E1
Verschärfte Prüfung
Erhöhter Prüfumfang im Wareneingang, Klärungsgespräch.
- E2
Maßnahmenplan
8D-Bericht angefordert, Management informiert, Frist gesetzt.
- E3
Neugeschäftssperre
Keine neuen Materialien oder Teile, bis die Wirksamkeit belegt ist.
- E4
Sperre
Bestellungen blockiert, Requalifizierung oder Auslistung.
Wareneingangsprüfung
So viel Prüfung,
wie das Risiko verlangt.
Heute in QIMS: Wareneingangsprüfungen als Prüfpläne mit Häufigkeit, Messwerte je Lieferung und Auswertung der OK-/NOK-Quote. In Entwicklung: die automatische Kopplung des Prüfumfangs an den Lieferantenstatus, wie unten skizziert.
Stufe 1 100 %
Verschärft
Neuer Lieferant oder nach Fehler: voller Prüfumfang.
Stufe 2 60 %
Normal
Stichprobe nach Prüfplan, z. B. nach ISO 2859-1.
Stufe 3 35 %
Reduziert
Nach einer festgelegten Zahl fehlerfreier Lieferungen.
Stufe 4 15 %
Skip-Lot
Nur jede n-te Lieferung wird geprüft, die übrigen per Nachweis angenommen.
Referenzmodell, Prozentwerte illustrativ. Automatische Stufenwechsel sind in QIMS in Entwicklung.
Auch ohne Zertifikat
Imker, Hofbetrieb,
Lohnhersteller.
Kritische Rohstoffe kommen oft von kleinen Betrieben ohne eigenes ISO-Zertifikat. Ihr Vertrauen in diese Partner bleibt. Nachweisbar wird es mit dokumentierten Kriterien. Heute in QIMS: Prüfmerkmale wie Farbe, Geruch oder Konsistenz als Erfassungsformular im Wareneingang, mit Person und Zeitstempel.
- Selbstauskunft statt ZertifikatBetriebsweise, Herkunft, Rückverfolgbarkeit, als strukturierte Antworten mit Datum.
- Chargenbezogene NachweiseAnalysenzertifikate oder externe Laboranalysen je Charge, Labore selbst als Lieferant geführt.
- Sensorik mit KriterienFarbe, Geruch, Konsistenz als definierte Prüfmerkmale statt Erfahrungswissen einzelner Personen.
- Ausgelagerte Fertigung steuernQualitätssicherungsvereinbarung, Audit-Plan und Bewertung für Lohnhersteller und Werkstätten.
Normbezug
Ein Prozess,
mehrere Regelwerke.
Diese Regelwerke stellen Anforderungen an die Lieferantensteuerung. Das geplante Lieferantenmodul in QIMS wird nach diesen Anforderungen entwickelt.
ISO 9001
§8.4Kriterien für Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter, risikobasiert.
ISO 13485
§7.4 · §4.1.5Auswahl proportional zum Produktrisiko, Beschaffungsangaben inkl. Änderungsmitteilung, Verifizierung beschaffter Produkte, Steuerung ausgelagerter Prozesse.
EU-MDR
Anhang IXLieferantenauswahl und -kontrolle als Teil des QM-Systems. Benannte Stellen können kritische Zulieferer einbeziehen.
IATF 16949
§8.4.1.2 · §8.4.2Mehrstufige Auswahl mit Risikobewertung, Überwachung über Lieferqualität, Liefertreue und Kundenstörungen.
EU-GMP
Kap. 5 · Kap. 7Qualifizierung und Freigabe von Lieferanten für Ausgangsstoffe, Verantwortungsabgrenzung bei Auftragsherstellung.
REACH / CLP
SDB · EinstufungAktuelle Sicherheitsdatenblätter für Stoffe und Gemische, z. B. ätherische Öle oder Prozesschemikalien.
Tiefer einsteigen: Leitfaden Lieferantenmanagement · Lieferantenbewertung · Funktionsdetails
Häufige Fragen
Was QM-Teams
zuerst wissen wollen.
Funktioniert das auch für Lieferanten ohne eigenes Zertifikat? +
Ja. Gerade Kleinbetriebe, Landwirte oder Handwerksbetriebe liefern oft kritische Rohstoffe ohne ISO-Zertifikat. Die Freigabe stützt sich dann auf Selbstauskunft, Spezifikation, Analysenzertifikate oder eigene Eingangsanalysen und dokumentierte Prüfkriterien. Die Eingangsprüfung dieser Kriterien bildet QIMS heute als Prüfplan ab; die Lieferantenakte ist in Entwicklung.
Wie werden Lohnhersteller und ausgelagerte Prozesse gesteuert? +
Ausgelagerte Prozesse brauchen eine Qualitätssicherungsvereinbarung, Audit-Planung und Bewertung; die Verantwortung bleibt beim Hersteller. In QIMS ist dafür die Lieferantenakte in Entwicklung. Prüfungen an zugelieferten Teilen lassen sich heute schon als Prüfpläne führen.
Welche Kennzahlen fließen in die Lieferantenbewertung ein? +
Typisch sind Reklamationsquote bzw. ppm, Termin- und Mengentreue, 8D-Reaktionszeit, Zertifikatsstatus und Audit-Ergebnis. Gewichtung und Grenzwerte für die A/B/C-Einstufung legen Sie selbst fest. Die Lieferantenbewertung in QIMS ist in Entwicklung.
Ist QIMS damit „ISO-13485-zertifiziert“? +
Software wird nicht zertifiziert, sondern Ihr QM-System. QIMS unterstützt die Nachweisführung für Prüfung und Messung. Die Validierung für Ihren Einsatz nach ISO 13485 §4.1.6 begleiten wir mit Unterlagen.
Können wir bestehende Excel-Listen übernehmen? +
Einen automatischen Excel-Import gibt es nicht. Wareneingangs-Prüfpläne legen wir bei der Einführung gemeinsam an; ab dann entsteht jede Änderung mit Zeitstempel und Person im Audit-Log.
Nächster Schritt
Ihre Lieferanten.
Ihr Freigabeprozess.
Wir zeigen die Wareneingangsprüfung an Ihren eigenen Materialien und besprechen offen, was die Lieferantenakte künftig abdecken soll.