01 · Excel
Die Tabelle, die alles kann.
Prüfpläne, Messwerte, Maßnahmen: alles in Excel-Dateien auf dem Laufwerk. Funktioniert, bis zwei Personen gleichzeitig speichern oder niemand mehr weiß, welche Version gilt.
Qualitätsmanagement Software für KMU
QM-Software für den Mittelstand,
ohne Großprojekt.
Für Betriebe mit 20 bis 600 Mitarbeitern, die Excel und Papier ablösen wollen, aber keine umfassende CAQ-Suite brauchen: Prüfplanung, Messdatenerfassung, Auswertung und ein unveränderliches Audit-Log in einem schlanken System, betrieben in Deutschland oder bei Ihnen vor Ort.
Ausgangslage
Qualität wird gelebt.
Dokumentiert wird sie nebenbei.
Im deutschen Mittelstand ist Qualität selten das Problem. Die Teile stimmen, die Kunden sind zufrieden, das Zertifikat hängt an der Wand. Schwierig ist die Dokumentation dahinter: Sie ist über Excel-Dateien, Papierformulare und das Gedächtnis einzelner Personen verteilt. In vielen Betrieben trägt ein einziger Qualitätsmanagementbeauftragter diese Last, oft neben anderen Aufgaben.
Solange alles läuft, fällt das kaum auf. Spürbar wird es im Audit, bei einer Kundenreklamation oder wenn der QMB in Urlaub geht. Dann zeigt sich, wie viel Zeit es kostet, Nachweise zusammenzusuchen, die eigentlich längst vorhanden sein sollten.
02 · Papier
Formulare im Ordner.
An der Linie wird auf Papier geprüft und abgezeichnet. Die Daten sind vorhanden, aber nicht auswertbar. Eine Frage nach der NOK-Quote des letzten Quartals kostet einen Nachmittag.
03 · Ein QMB
Wissen in einer Person.
Der Qualitätsmanagementbeauftragte kennt jeden Prüfplan, jede Ausnahme und jedes Intervall. Fällt er drei Wochen aus, merkt das der Betrieb spätestens beim nächsten Audit.
04 · Suite
Große Lösung, großes Projekt.
Ein umfassendes CAQ-System wurde schon einmal angeboten. Modulauswahl, Einführungsprojekt und Budget passten nicht zu einem Betrieb mit 120 Mitarbeitern und zwei Personen im QM.
Ab wann Excel konkret nicht mehr reicht, beschreiben wir mit klaren Schwellenwerten auf der Seite Excel vs. QIMS. Hier geht es um die nächste Frage: Wenn eine QM-Software her soll, welche passt zu einem mittelständischen Betrieb?
Auswahlkriterien
Worauf es bei der
Auswahl ankommt.
Funktionslisten von QM-Software sehen sich ähnlich. Den Unterschied für einen Betrieb mit 50 oder 300 Mitarbeitern machen andere Fragen: Wie viel Arbeit macht die Einführung, wer betreibt das System, und wird es an der Linie tatsächlich benutzt?
Diese sechs Kriterien haben sich in Gesprächen mit QM-Leitungen und Geschäftsführern als die entscheidenden herausgestellt. Sie gelten unabhängig davon, ob Sie sich am Ende für QIMS entscheiden oder für eine andere Lösung.
- 01
Einführungsaufwand
Wie viele Tage braucht Ihr QM-Team, bis die erste echte Prüfung im System erfasst ist? Fragen Sie nach einem realistischen Rahmen und danach, wer die Einrichtung macht: Sie selbst, der Anbieter oder ein externer Partner.
- 02
Hosting: Cloud in Deutschland oder On-Premise
Für viele Mittelständler ist entscheidend, wo die Daten liegen. Klären Sie, ob der Anbieter in Deutschland hostet, ob ein Betrieb im eigenen Netz möglich ist und ob Sie dafür eine eigene IT brauchen.
- 03
Rollen und Zugriffsrechte
Der Werker erfasst, die Schichtleitung prüft, der QMB wertet aus, die Geschäftsführung schaut nur. Eine QM-Software sollte diese Trennung abbilden, ohne dass jede Rolle einzeln programmiert werden muss.
- 04
Nachweisführung
Im Audit zählt, wer was wann erfasst oder geändert hat. Fragen Sie konkret, ob alte Werte nach einer Änderung erhalten bleiben und ob das Änderungsprotokoll selbst geschützt ist.
- 05
Preisrahmen und Kostenmodell
Lizenz je Modul, je Nutzer, Einführungsleistungen, Wartung: Die Gesamtkosten sind bei QM-Software oft schwer vergleichbar. Ein veröffentlichter Einstiegspreis macht die erste Einordnung leichter.
- 06
Akzeptanz an der Linie
Die beste Software nützt nichts, wenn an der Messmaschine weiter auf Papier geschrieben wird. Lassen Sie sich die Erfassungsmaske zeigen, die Ihre Prüfer jeden Tag benutzen würden, nicht nur das Management-Dashboard.
Im Detail
Was das für
QIMS konkret heißt.
Einführung ohne Beratungsprojekt
QIMS hat einen klar umrissenen Kern. Es gibt keine lange Modulliste, aus der erst ein Berater die passende Kombination zusammenstellen muss. Sie legen Prüfpläne an, bauen Ihre Erfassungsformulare und vergeben Rollen. Eine erste Prüfung ist schon am ersten Tag möglich. Für die gesamte Einführung sprechen wir typischerweise von zwei bis sechs Wochen, je nach Zahl der Stationen und Formulare.
Im Paket Starter richten Sie QIMS per Leitfaden selbst ein. Bei Professional begleitet Sie das QIMS-Team mit einer Onboarding-Session und einer direkten Ansprechperson, bei Enterprise mit einem schriftlichen Rollout-Plan.
Hosting in Deutschland oder On-Premise
Starter und Professional laufen als Cloud-Dienst auf Servern in Deutschland. Sie brauchen dafür keine eigene IT, nur einen Browser oder die Windows-Desktop-App. Wer seine QM-Daten im eigenen Netz halten muss, etwa wegen Kundenvorgaben aus der Automobilindustrie oder einer strikten IT-Richtlinie, betreibt QIMS im Paket Enterprise auf eigener Infrastruktur.
Details zu Security-Headern, Passwortspeicherung und Rollenmodell stehen auf der Seite Sicherheit.
Rollen, die zum Betrieb passen
QIMS kennt vier Rollen. Viewer sehen Daten und Auswertungen, etwa die Geschäftsführung. Operator erfassen Messungen an der Linie oder im Wareneingang. Supervisor planen Prüfungen, werten aus und sehen das Audit-Log. Admins verwalten Benutzer und Systemeinstellungen. Damit ist klar getrennt, wer erfasst, wer plant und wer verwaltet, ohne dass Sie Berechtigungen einzeln konfigurieren müssen.
Preisrahmen, der sich einordnen lässt
Starter beginnt ab 149 € pro Monat, Professional ab 449 € pro Monat, Enterprise auf Anfrage. Die Stufen und ihr Umfang sind auf der Seite Preise beschrieben. Konditionen wie Nutzerzahl und Vertragslaufzeit besprechen wir individuell im Demo-Gespräch. So wissen Sie schon vor dem ersten Termin, in welcher Größenordnung Sie planen.
Was QIMS heute kann
Der Kern einer
QM-Software, heute live.
Alle hier genannten Funktionen sind im Produkt verfügbar. Den gesamten Stand beschreibt die Seite Produkt & Ist-Stand.
Prüfplanung mit automatischen Terminen
Prüfpläne je Bereich, Station und Prüfart mit Häufigkeit und Zieluhrzeit. QIMS erzeugt die Soll-Termine für die kommenden sieben Tage und zeigt Fälligkeiten im Dashboard.
PrüfplanungMessdatenerfassung per Formular
Erfassung in der Windows-Desktop-App oder im Browser. Formulare bauen Sie selbst im Formular-Builder, versioniert und mit Dropdown-Stammdaten.
MessdatenerfassungAuswertung und CSV-Export
Messungen gesamt, OK-/NOK-Quote, Prüfplan-Compliance, Auswertung nach Station, Abteilung und Termintreue. Tabellen mit Filter und Export als CSV.
ProduktWorkflows und E-Mail-Benachrichtigung
Grafischer Workflow-Builder: Auslöser, Bedingung, Aktion. Zum Beispiel bei NOK eine E-Mail an QM und Einkauf, versendet über Ihren SMTP-Server.
Beispiel WareneingangUnveränderliches Audit-Log
Änderungen an Prüfplänen, Messungen und Benutzern mit Zeitstempel, Person, Aktion, altem und neuem Wert. Append-only, per Datenbank-Trigger gegen Änderung und Löschung gesperrt.
Audit-TrailVier Rollen, sichere Anmeldung
Viewer, Operator, Supervisor und Admin. Passwörter mit bcrypt, HttpOnly-Session-Cookies und Begrenzung von Login-Versuchen.
SicherheitPraxisbeispiel Maschinenbau, 140 Mitarbeiter
Ein Sondermaschinenbauer fertigt Baugruppen in Einzel- und Kleinserie. Bisher lagen die Prüfprotokolle für Endabnahme und Wareneingang als Excel-Vorlagen auf dem Laufwerk, ausgefüllt wurden sie ausgedruckt. In QIMS sind daraus zwei Formulare und eine Handvoll Prüfpläne geworden.
Die Endabnahme wird jetzt am Montageplatz im Browser erfasst. Ist ein Merkmal NOK, informiert ein Workflow per E-Mail die Konstruktion. Weitere Beispiele: Maschinenbau.
Praxisbeispiel Kunststoff, 60 Mitarbeiter
Ein Spritzgießer mit acht Maschinen prüft Maße pro Schicht. Die QMB ist die einzige Person im Qualitätsmanagement. Mit QIMS entstehen die Prüftermine automatisch, das Dashboard zeigt morgens, was offen und was überfällig ist.
Für das Kundenaudit exportiert sie die Messungen des Quartals als CSV und zeigt im Audit-Log, wer welchen Prüfplan wann geändert hat. Mehr unter Kunststoff und allen Branchen.
Ehrliche Grenzen
Was QIMS heute
nicht abdeckt.
QIMS ist bewusst schlank. Das heißt auch: Einige Themen, die zu einem vollständigen QM-System gehören, sind noch nicht Teil des Produktumfangs. Wenn Sie diese heute zwingend in einem System brauchen, sagen wir Ihnen das im ersten Gespräch.
In Entwicklung
SPC, Cp/Cpk und MSA
Regelkarten, Prozessfähigkeit und Messsystemanalyse sind in Entwicklung. Heute gibt es Kennzahlen zur OK-/NOK-Quote und den CSV-Export für eigene Auswertungen.
In Entwicklung
Weitere QM-Module
Dokumentenlenkung, Prüfmittel und Kalibrierung, CAPA/8D, Lieferanten-, Reklamations-, Schulungs- und Audit-Management sind in Entwicklung.
In Entwicklung
Schnittstellen und Anmeldung
Eine REST-API für ERP und MES, Single Sign-on und Zwei-Faktor-Login sind in Entwicklung. Einen automatischen Excel-Import gibt es nicht.
Wie sich QIMS von einer umfassenden CAQ-Suite unterscheidet und wann eine große Lösung die bessere Wahl ist, steht auf der Seite CAQ-Software Alternative.
Checkliste
So wählen Sie
eine QM-Software aus.
Acht Schritte, die Ihnen helfen, Angebote vergleichbar zu machen und am Ende eine Lösung zu wählen, die im Alltag tatsächlich genutzt wird. Nehmen Sie die Liste mit in jedes Anbietergespräch.
- 01
Schreiben Sie die drei Prozesse auf, die heute am meisten Zeit kosten. Meist sind das Prüfdokumentation, Fälligkeiten und Auswertungen, selten die Normkapitel.
- 02
Legen Sie fest, wer im Betrieb das System einrichtet und pflegt, und wie viele Stunden pro Woche dafür realistisch sind.
- 03
Entscheiden Sie vorab, ob Cloud-Betrieb in Deutschland für Sie in Ordnung ist oder ob die Daten im eigenen Netz bleiben müssen.
- 04
Bitten Sie in der Demo darum, einen Ihrer echten Prüfpläne anzulegen, statt nur vorbereitete Beispieldaten zu sehen.
- 05
Lassen Sie sich das Änderungsprotokoll zeigen: Was passiert, wenn ein Messwert korrigiert wird?
- 06
Fragen Sie nach dem Unterschied zwischen „heute verfügbar“ und „geplant“. Kaufen Sie nur, was Sie heute brauchen und heute bekommen.
- 07
Rechnen Sie die Kosten über drei Jahre, einschließlich Einführung, Schulung und interner Arbeitszeit.
- 08
Planen Sie einen Pilotbereich, etwa eine Linie oder den Wareneingang, bevor Sie den ganzen Betrieb umstellen.
Häufige Fragen
Fragen zu QM-Software
im Mittelstand.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine QM-Software? +
Eine feste Grenze gibt es nicht. Häufig kippt es, wenn mehr als eine Handvoll Personen Prüfungen dokumentieren, wenn externe Audits regelmäßig Nachweise verlangen oder wenn der QMB den Überblick über Fälligkeiten nur noch mit Mühe behält. Unser Einstiegspaket Starter richtet sich an Betriebe mit etwa 20 bis 80 Mitarbeitern und einem kleinen QM-Team.
Was kostet QIMS für einen mittelständischen Betrieb? +
Starter beginnt ab 149 € pro Monat, Professional ab 449 € pro Monat, Enterprise mit On-Premise-Betrieb auf Anfrage. Für die Einrichtung fällt einmalig eine Onboarding-Gebühr an (Starter 499 €, Professional 990 €). Die genauen Konditionen hängen von Nutzerzahl und Umfang ab und werden im Demo-Gespräch besprochen. Alle Stufen sind auf der Preisseite beschrieben.
Wie lange dauert die Einführung einer QM-Software mit QIMS? +
Das hängt von der Zahl der Prüfpläne, Stationen und Formulare ab. Eine erste Prüfung ist schon am ersten Tag möglich; für die gesamte Einführung sprechen wir typischerweise von zwei bis sechs Wochen je nach Komplexität. Starter wird per Leitfaden selbst eingerichtet, Professional mit einer Onboarding-Session, Enterprise mit Rollout-Plan.
Können wir unsere Excel-Listen weiter nutzen? +
Einen automatischen Excel-Import gibt es nicht. Ihre bestehenden Prüfpläne und Formulare übernehmen wir beim Onboarding gemeinsam mit Ihnen. Ihre Messdaten aus QIMS können Sie jederzeit als CSV exportieren und in Excel weiterverarbeiten. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie auf der Seite Excel vs. QIMS.
Ersetzt QIMS ein komplettes QM-System nach ISO 9001? +
Nein. QIMS deckt heute Prüfplanung, Messdatenerfassung, Auswertung, Workflows und ein unveränderliches Audit-Log ab. Ein QM-System umfasst mehr, etwa Dokumentenlenkung, Maßnahmenmanagement oder interne Audits. Diese Module sind in Entwicklung. Viele Betriebe nutzen QIMS für die Prüfdokumentation und behalten für den Rest ihre bestehenden Werkzeuge.
Verwandt: Excel vs. QIMS · Prüfplanung · Messdatenerfassung · Preise
Betrieb
Cloud oder On-Premise.
Sie entscheiden.
Dieselbe Software, derselbe Funktionsumfang, zwei Betriebsarten. Ob QIMS bei uns in der Cloud oder bei Ihnen im Werk läuft, richtet sich nach Ihren IT- und Datenschutzvorgaben. Ein späterer Wechsel ist möglich.
Cloud
In der Cloud, in Deutschland.
Wir betreiben QIMS für Sie auf Servern in Deutschland. Updates und Backups übernehmen wir, Ihr Team arbeitet im Browser oder mit der Desktop-App.
- Hosting bei Hetzner in Deutschland
- Updates und Backups durch uns
- Kein eigener Server nötig
On-Premise
Auf Ihren eigenen Servern.
QIMS läuft als Container in Ihrem Netz. Ihre IT entscheidet über Zugriff, Backup und Netzwerksegmentierung, auch ganz ohne Internetverbindung.
- Daten verlassen Ihr Werk nicht
- Betrieb ohne Internet möglich
- Updates nach Ihrem Freigabeprozess
Welche Betriebsart in welchem Tarif enthalten ist, steht auf der Preisseite.
Nächster Schritt
Ihr Betrieb.
Ihre Prüfungen.
Wir legen in der Demo einen Ihrer echten Prüfpläne an und zeigen, wie Erfassung, Auswertung und Audit-Log im Alltag zusammenspielen.