01 · Papier
Prüfprotokoll im Ordner.
Der Lieferschein wird abgestempelt, das Prüfprotokoll handschriftlich ausgefüllt und abgeheftet. Wer drei Monate später eine Charge sucht, blättert.
Wareneingangsprüfung Software
Wareneingangsprüfung,
digital dokumentiert.
Wareneingangskontrolle ohne Papierordner: Prüfmerkmale als Formular, Ergebnis OK, NOK oder grenzwertig mit Person und Zeitstempel, automatische E-Mail bei Abweichungen und jederzeit auswertbar.
Das Problem
Am Wareneingang wird geprüft.
Nachweisbar ist es selten.
Die Wareneingangskontrolle ist die erste Stelle, an der ein Fehler des Lieferanten zu Ihrem Fehler wird. Trotzdem ist sie in vielen Betrieben der am wenigsten digitalisierte Teil der Qualitätssicherung: Lieferschein abstempeln, Stichprobe messen, Ergebnis auf einen Zettel, Zettel in den Ordner.
Das funktioniert, solange niemand nachfragt. Schwierig wird es, wenn der Kunde eine Charge reklamiert und Sie belegen müssen, welche Merkmale beim Eingang des Zukaufteils geprüft wurden, oder wenn der Einkauf wissen will, wie oft ein Lieferant im letzten Quartal außerhalb der Spezifikation lag.
02 · Kriterien
Prüfmerkmale im Kopf.
Welche Maße am Drehteil gemessen werden, welche Sichtprüfung beim Granulat gilt: Das steht in einer Arbeitsanweisung, die am Wareneingang selten griffbereit ist.
03 · Fehler
NOK fällt zu spät auf.
Die abweichende Lieferung ist gesperrt, aber Einkauf und QM erfahren davon erst in der Wochenrunde. Der Lieferant hat inzwischen die nächste Charge geschickt.
04 · Auswertung
Keine Zahlen zum Lieferanten.
Wie oft lag eine Lieferung außerhalb der Spezifikation? Die Antwort liegt verteilt in Ordnern, nicht in einer auswertbaren Tabelle.
So funktioniert es
Fünf Schritte vom
Lieferschein zum Nachweis.
QIMS behandelt die Wareneingangsprüfung wie jede andere Prüfung im Betrieb: mit Prüfplan, Erfassungsformular, Ergebnis und Auswertung. Es gibt kein separates Wareneingangsmodul, das neben der Fertigungsprüfung gepflegt werden muss.
Praxisbeispiel Zerspanung: Ein Lohndreher liefert Wellen. Das Formular fragt Außendurchmesser, Länge, Rundlauf, Oberflächenzustand und Chargennummer ab. Liegt der Rundlauf außerhalb der Toleranz, wählt der Prüfer NOK, und ein Workflow schickt sofort eine E-Mail an Einkauf und QM, mit Lieferant und Charge im Betreff.
- 01
Prüfplan „Wareneingang“ anlegen
Ein Prüfplan mit Bereich „Wareneingang“, Station und Prüfart, z. B. „Maßprüfung Zukaufteile“ oder „Sichtprüfung Rohmaterial“, mit Häufigkeit und Zieluhrzeit.
- 02
Erfassungsformular bauen
Im Formular-Builder legen Sie Ihre Prüfmerkmale an: Messwerte, Auswahlfelder, Datum, Freitext. Die Werte werden je Messung strukturiert gespeichert.
- 03
Lieferung prüfen und erfassen
Am Wareneingang wird das Formular ausgefüllt, mit Chargennummer und Ergebnis OK, NOK oder grenzwertig. Person und Zeitstempel setzt QIMS automatisch.
- 04
Bei NOK automatisch informieren
Ein Workflow prüft das Ergebnis. Lautet es NOK, geht eine E-Mail an QM und Einkauf, auf Wunsch mit Lieferant, Charge und Bemerkung im Text.
- 05
Auswerten und exportieren
OK-/NOK-Quote, Ergebnisse je Station und Tabellen mit Filter. Für Lieferantengespräche oder das Audit exportieren Sie die Daten als CSV.
Was QIMS heute kann
Wareneingangskontrolle
digital, konkret.
Alle hier genannten Funktionen sind im Produkt verfügbar. Den vollständigen Funktionsumfang finden Sie unter Funktionen.
Wareneingangsprüfung als Prüfplan
Die Wareneingangsprüfung läuft wie jede andere Prüfung über einen Prüfplan mit Station, Prüfart, Häufigkeit und Zieluhrzeit. Fällige Termine erscheinen im Dashboard.
Eigene Prüfmerkmale im Formular
Messwertfelder, Dropdowns, Optionsgruppen, Datumsfelder und Freitext. Die Formularwerte werden je Messung gespeichert und sind damit später filter- und exportierbar.
Ergebnis OK, NOK oder grenzwertig
Jede Prüfung endet mit einem klaren Ergebnis. „Grenzwertig“ markiert Lieferungen, die noch in der Toleranz liegen, aber beobachtet werden sollten.
Stammdaten als Auswahllisten
Lieferanten, Materialien oder Prüfarten pflegen Sie als Dropdown-Stammdaten. So schreibt niemand „Müller GmbH“ dreimal unterschiedlich.
Workflow-Benachrichtigung bei NOK
Der grafische Workflow-Builder verbindet Auslöser, Bedingung und Aktion: Ergebnis gleich NOK, dann E-Mail an festgelegte Empfänger. Versand über Ihren SMTP-Server.
Audit-Log und CSV-Export
Jede Erfassung und Änderung steht mit Zeitstempel, Person, altem und neuem Wert im append-only Audit-Log. Messdaten exportieren Sie jederzeit als CSV.
Praxisbeispiel Medizintechnik
Ein Hersteller von Kathetersystemen bezieht Schläuche aus medizinischem Silikon von zwei Lieferanten. Beim Wareneingang prüft das Labor Innendurchmesser, Wandstärke und Shore-Härte an einer Stichprobe und kontrolliert, ob das Analysenzertifikat der Charge vorliegt. Im Formular sind das drei Messwertfelder, ein Ja/Nein-Feld und die Auswahl des Lieferanten aus den Stammdaten.
Bei der nächsten Lieferantenbewertung exportiert die QM-Leitung die Messungen als CSV und sieht, dass einer der beiden Lieferanten im Halbjahr dreimal grenzwertig lag. Aus Papierprotokollen wäre das kaum aufgefallen. Mehr zum Kontext auf der Seite Medizintechnik.
Praxisbeispiel Elektronikfertigung
Ein Baugruppenfertiger erhält Leiterplatten und Gehäuseteile. Für Leiterplatten gilt: Sichtprüfung auf Beschädigung, Feuchteindikator der Verpackung, Datecode. Für Gehäuse: zwei Maße und Farbabgleich. Zwei Formulare, zwei Prüfpläne, eine gemeinsame Auswertung des Wareneingangs.
Jeder Eintrag trägt automatisch den Namen der prüfenden Person und den Zeitpunkt. Wird eine Messung gelöscht und neu erfasst, bleiben beide Vorgänge im Audit-Log sichtbar. Weitere Beispiele: Elektronik · Automotive · Maschinenbau.
Normbezug
Verifizierung
beschaffter Produkte.
Die QM-Normen verlangen, dass Sie festlegen, wie zugekaufte Produkte geprüft werden, und dass Sie diese Prüfungen aufzeichnen. Der Umfang richtet sich nach Risiko und Lieferantenleistung. Die Wareneingangsprüfung in QIMS ist nach diesen Anforderungen entwickelt; die Bewertung Ihres QM-Systems bleibt Aufgabe Ihrer Zertifizierungs- bzw. Benannten Stelle.
ISO 9001
§8.4.2 · §8.6Art und Umfang der Steuerung extern bereitgestellter Produkte festlegen; Freigabe erst nach Verifizierung der Anforderungen, mit dokumentierter Information.
ISO 13485
§7.4.3Verifizierung beschaffter Produkte: Prüfungen festlegen und durchführen, Umfang auf Basis der Lieferantenbewertung und des Produktrisikos, Aufzeichnungen aufbewahren.
IATF 16949
§8.4.2.4Überwachung der Lieferantenleistung, u. a. über die Qualität gelieferter Produkte. Wareneingangsdaten sind dafür eine zentrale Quelle.
In der Medizintechnik ist §7.4.3 der ISO 13485 der zentrale Bezugspunkt: Die Verifizierung beschaffter Produkte muss festgelegt, durchgeführt und aufgezeichnet werden, und ihr Umfang soll zur Lieferantenbewertung und zum Risiko des Produkts passen. Hintergründe dazu auf den Seiten ISO 13485 und EU-MDR.
Abgrenzung
Lieferantenbewertung:
in Entwicklung.
Die Wareneingangsprüfung ist live. Die Lieferantenbewertung mit A/B/C-Einstufung, Lieferantenakte, Zertifikatsverwaltung und automatischer Anpassung des Prüfumfangs an den Lieferantenstatus ist in Entwicklung und heute nicht Teil des Produktumfangs.
Wie ein Freigabe- und Bewertungsprozess aussehen kann und was davon QIMS heute schon abdeckt, beschreiben wir auf der Seite Lieferantenfreigabe.
In Entwicklung
Lieferantenakte und -bewertung
Freigabestatus, Kennzahlen und Eskalationsstufen je Lieferant.
In Entwicklung
Dynamischer Prüfumfang
Verschärfte, normale oder reduzierte Prüfung abhängig vom Lieferantenstatus.
In Entwicklung
Reklamationsmanagement und 8D
Strukturierte Reklamation beim Lieferanten aus einem NOK-Befund heraus.
Häufige Fragen
Fragen zur
Wareneingangsprüfung.
Kann ich meine eigenen Prüfmerkmale für den Wareneingang festlegen? +
Ja. Im Formular-Builder legen Sie Messwertfelder, Auswahllisten, Optionsgruppen, Datumsfelder und Freitext an, zum Beispiel Außendurchmesser, Oberflächenzustand, Verpackung unbeschädigt oder Analysenzertifikat vorhanden. Die Werte werden je Messung gespeichert und lassen sich auswerten und exportieren.
Was passiert, wenn eine Lieferung NOK ist? +
Das Ergebnis NOK ist in der Messung gespeichert und in der Auswertung sichtbar. Über einen Workflow können Sie festlegen, dass bei NOK automatisch eine E-Mail an QM, Einkauf oder Lagerleitung geht. Die Sperrung der Ware und die Reklamation beim Lieferanten steuern Sie weiterhin in Ihren bestehenden Prozessen.
Unterstützt QIMS die Verifizierung beschaffter Produkte nach ISO 13485 §7.4.3? +
QIMS hilft, die Prüfungen am Wareneingang festzulegen, durchzuführen und mit Person, Zeitstempel und Ergebnis aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen können Sie als Nachweis für §7.4.3 heranziehen. Ob Ihr Vorgehen insgesamt den Anforderungen entspricht, bewertet Ihre Benannte Stelle bzw. Zertifizierungsstelle; die Validierung der Software für Ihren Einsatz begleiten wir.
Gibt es eine Lieferantenbewertung in QIMS? +
Noch nicht. Die Lieferantenbewertung und Lieferantenakte sind in Entwicklung. Heute können Sie über die Auswertung und den CSV-Export die OK-/NOK-Quote Ihrer Wareneingangsprüfungen je Lieferant ermitteln, wenn der Lieferant als Stammdatum im Formular erfasst wird.
Brauchen wir am Wareneingang einen eigenen PC? +
Sie brauchen einen Arbeitsplatz mit Browser oder die Windows-Desktop-App. Ob das ein fest installierter PC, ein Laptop auf dem Packtisch oder ein Industrie-Terminal ist, entscheiden Sie. QIMS läuft in der Cloud in Deutschland oder On-Premise in Ihrem Netz.
Verwandt: Prüfplanung · Messdatenerfassung · Preise · Häufige Fragen
Betrieb
Cloud oder On-Premise.
Sie entscheiden.
Dieselbe Software, derselbe Funktionsumfang, zwei Betriebsarten. Ob QIMS bei uns in der Cloud oder bei Ihnen im Werk läuft, richtet sich nach Ihren IT- und Datenschutzvorgaben. Ein späterer Wechsel ist möglich.
Cloud
In der Cloud, in Deutschland.
Wir betreiben QIMS für Sie auf Servern in Deutschland. Updates und Backups übernehmen wir, Ihr Team arbeitet im Browser oder mit der Desktop-App.
- Hosting bei Hetzner in Deutschland
- Updates und Backups durch uns
- Kein eigener Server nötig
On-Premise
Auf Ihren eigenen Servern.
QIMS läuft als Container in Ihrem Netz. Ihre IT entscheidet über Zugriff, Backup und Netzwerksegmentierung, auch ganz ohne Internetverbindung.
- Daten verlassen Ihr Werk nicht
- Betrieb ohne Internet möglich
- Updates nach Ihrem Freigabeprozess
Welche Betriebsart in welchem Tarif enthalten ist, steht auf der Preisseite.
Nächster Schritt
Ihr Wareneingang.
Ihre Prüfmerkmale.
Wir bauen in der Demo ein Wareneingangsformular mit Ihren Merkmalen und zeigen, wie ein NOK-Befund automatisch bei QM und Einkauf landet.